Datenschutzkonformes Profil bei ohne-makler

Zusammenfassung: Das spricht für unser datenschutzkonformes Profil

Das ohne-makler Profil löst ein reales Datenschutzproblem auf dem deutschen Mietwohnungsmarkt. Statt der heute üblichen Praxis, dem ungefilterten Versand hochsensibler Dokumente per E-Mail an unbekannte Vermieter oft schon vor der Besichtigung, bietet das System einen strukturierten, datensparsamen und DSGVO-konformen Prozess, bei dem der Mietinteressent die Hoheit über seine Daten behält.

Das System orientiert sich an den Vorgaben der DSK-Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten (Version 2.0, Januar 2026), setzt die Grundsätze der Datenminimierung, des Datenschutzes durch Technikgestaltung und der datenschutzfreundlichen Voreinstellungen nach Art. 5 und Art. 25 DSGVO um und gibt beiden Seiten die Werkzeuge an die Hand, den Vermietungsprozess rechtskonform und effizient zu gestalten.

Das Problem: Datenschutz vs. Praxis bei der Wohnungsvermietung

Der deutsche Mietwohnungsmarkt steht unter enormem Druck. In Ballungsgebieten erhalten Vermieter auf ein einzelnes Inserat regelmäßig dutzende bis hunderte Anfragen. Die Folge ist ein strukturelles Dilemma, das zu massenhaften Datenschutzverstößen führt. Nicht aus böser Absicht, sondern aus Hilflosigkeit auf beiden Seiten.

Was die Rechtslage vorschreibt

Die Datenschutzkonferenz (DSK), also das gemeinsame Gremium der unabhängigen Datenschutzaufsichtsbehörden von Bund und Ländern, hat in ihrer Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten (aktuell: Version 2.0, Januar 2026) klare Regeln definiert. Die Datenerhebung im Vermietungsprozess ist in drei zeitliche Phasen gegliedert, in denen jeweils unterschiedliche Daten erhoben werden dürfen:

Phase A, Besichtigungstermin: In dieser Phase dürfen ausschließlich Angaben zur Identifikation erhoben werden: Name, Vorname und eine Kontaktmöglichkeit (Anschrift, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse). Der Personalausweis darf zur Überprüfung vorgezeigt, aber nicht kopiert werden. Angaben zu wirtschaftlichen Verhältnissen sind in dieser Phase “in aller Regel nicht erforderlich” und damit unzulässig.

Phase B, Erklärung des Anmietungswunsches: Erst wenn ein Mietinteressent erklärt, die Wohnung anmieten zu wollen, entsteht ein vorvertragliches Schuldverhältnis (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO). Ab diesem Zeitpunkt dürfen unter anderem erfragt werden: die Anzahl der einziehenden Personen (Erwachsene/Kinder), Beruf und Arbeitgeber (nicht jedoch die Beschäftigungsdauer), die Höhe des Nettoeinkommens bzw. eine Bestätigung, dass ein bestimmter Betrag zur Verfügung steht, die beabsichtigte Haltung von Haustieren (ausgenommen Kleintiere), ein eröffnetes und noch nicht abgeschlossenes Insolvenzverfahren sowie ergangene Räumungstitel wegen Mietzinsrückständen der letzten fünf Jahre.

Phase C, Entscheidung für einen bestimmten Mietinteressenten: Erst nachdem der Vermieter sich für eine Person als zukünftige Mietvertragspartei entschieden hat, dürfen Nachweise zu den Einkommensverhältnissen (z. B. Gehaltsabrechnungen, Kontoauszüge, jeweils mit Schwärzung nicht erforderlicher Angaben), Bonitätsauskünfte sowie Fragen zu erheblichen Pflichtverletzungen aus dem Vormietverhältnis angefordert werden.

Ausdrücklich unzulässig sind zu jedem Zeitpunkt Fragen nach: Staatsangehörigkeit, Religion, Rasse oder ethnischer Herkunft, Vorstrafen oder laufenden Ermittlungsverfahren, Heiratsabsichten, Schwangerschaften oder Kinderwünschen, Mitgliedschaften in Parteien oder Mietervereinen sowie dem Familienstand (soweit nicht beide Ehegatten Mietvertragspartei werden sollen).

Was in der Praxis passiert

Die Realität sieht völlig anders aus. Mietinteressenten wissen: Wer keine Unterlagen mitschickt, hat kaum eine Chance. Der faktische Wettbewerbsdruck führt dazu, dass Bewerber von sich aus, unaufgefordert und lange vor einer Besichtigung, hochsensible Dokumente per E-Mail an Vermieter senden: Kopien des Personalausweises, Gehaltsabrechnungen, SCHUFA-Auskünfte, ausgefüllte Selbstauskunftsformulare mit weit mehr Daten als rechtlich zulässig. Diese Dokumente landen in unsicheren E-Mail-Postfächern, werden nach der Vermietung oft nicht gelöscht, auf privaten Rechnern gespeichert und im schlimmsten Fall ungesichert weitergeleitet. Das ist ein Datenschutz-Albtraum für alle Beteiligten.

Vermieter wiederum stehen vor dem Problem, aus einer Flut von unstrukturierten E-Mails die passenden Bewerber zu identifizieren. Viele greifen deshalb zu umfangreichen Fragebögen mit Fragen, die datenschutzrechtlich nicht zulässig sind, oft ohne es zu wissen.

Unsere Lösung: Das ohne-makler Profil

ohne-makler hat ein System entwickelt, das die berechtigten Interessen beider Seiten in Einklang bringt und dabei die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO und der DSK-Orientierungshilfe konsequent umsetzt.

Grundprinzipien

Das System basiert auf vier Kernprinzipien:

1. Datenhoheit beim Mietinteressenten: Der Mietinteressent entscheidet selbst, welche Angaben er in seinem Profil macht und welche Informationen er zu welchem Zeitpunkt freigibt. Es gibt keinerlei Pflichtfelder außer den grundlegenden Kontaktdaten (Name, Vorname).

2. Stufenweise Freigabe statt Daten-Flut: Dokumente wie Gehaltsabrechnungen, Personalausweiskopien oder Selbstauskünfte können im System hinterlegt werden, werden dem Vermieter aber nicht bei der ersten Kontaktaufnahme übermittelt. Der Vermieter sieht lediglich die Information “Dokument bereitgestellt” bzw. “Dokument auf Anfrage”. Der Mietinteressent kann dabei sogar entscheiden, ein Dokument gar nicht erst hochzuladen, sondern nur anzugeben, dass es ihm vorliegt und er es bei Bedarf zur Verfügung stellen kann. In diesem Fall hat nicht einmal ohne-makler selbst Zugriff auf das Dokument.

3. Gleichbehandlung aller Anfragen: Alle Kontaktanfragen werden an den Vermieter weitergeleitet, unabhängig davon, ob ein Bewerberprofil vorhanden ist und unabhängig vom Ausfüllungsgrad des Profils. Anfragen mit freigegebenem Profil werden in der Übersicht oberhalb von Anfragen ohne Profil angezeigt. Innerhalb dieser beiden Gruppen findet jedoch keine weitere Sortierung nach Ausfüllungsgrad oder nach inhaltlichen Kriterien wie Einkommen statt. Ein Mietinteressent, der drei Felder ausgefüllt hat, steht gleichwertig neben einem, der zwanzig Felder ausgefüllt hat.

4. Automatischer Zugriffsentzug: Wenn der Vermieter einem Bewerber absagt oder ein anderer Bewerber den Mietvertrag erhält, verliert der Vermieter sofort den Zugriff auf alle freigegebenen Daten und Unterlagen. Auch der Mietinteressent selbst kann die Freigabe jederzeit eigenständig widerrufen. Aktuell in Planung.

Das Drei-Stufen-Freigabemodell

Mietinteressenten haben bei jeder Kontaktaufnahme die Wahl zwischen drei Freigabestufen:

Stufe 1, Keine Freigabe: Die Kontaktanfrage wird ohne Profildaten übermittelt. Der Vermieter erhält nur die Nachricht und grundlegende Kontaktdaten.

Stufe 2, Profilfreigabe: Die Kontaktanfrage wird zusammen mit den vom Mieter ausgefüllten Profildaten übermittelt. Dokumente (Gehaltsnachweise, Personalausweis, SCHUFA-Auskunft etc.) werden nicht weitergeleitet. Der Vermieter sieht nur, welche Unterlagen vorhanden sind und vorgelegt werden können.

Stufe 3, Profil- und Dokumentenfreigabe: Diese Stufe ist für den Zeitpunkt nach der Besichtigung gedacht. Der Vermieter kann über die Plattform “Unterlagen anfordern”. Der Mietinteressent wird benachrichtigt und kann die Anforderung mit einem Klick annehmen oder ablehnen. Erst bei Zustimmung erhält der Vermieter Zugriff auf die hinterlegten Dokumente.

Der Tri-State-Mechanismus: ja/nein/keine Angabe

Für sensible Angaben hat ohne-makler einen dreistufigen Auswahlmechanismus entwickelt. Bei Feldern wie beispielsweise “Raucher”, “Privatinsolvenz angemeldet” oder “Miete wird vom Amt übernommen” stehen drei Optionen zur Verfügung: “Ja”, “Nein” und “Keine Angabe”.

Dieser Mechanismus dient einem wichtigen Zweck: Mietinteressenten werden nicht in die Lage gebracht, lügen zu müssen. Wer beispielsweise eine Privatinsolvenz hinter sich hat, müsste bei einer reinen Ja/Nein-Abfrage entweder wahrheitswidrig “Nein” angeben oder mit “Ja” seine Chancen erheblich schmälern. Die Option “Keine Angabe” bietet einen ehrlichen und datenschutzkonformen Ausweg. Dieses Prinzip entspricht dem Grundsatz, dass unzulässige Fragen nicht beantwortet werden müssen und die Nichtbeantwortung keine negativen Rechtsfolgen haben darf.

Kontextabhängige Felder

Das Profil passt sich dem Vorhaben des Suchenden an. Wer ausschließlich eine Mietwohnung sucht, sieht nur die für den Mietprozess relevanten Felder. Felder wie “Eigenkapital” oder “Finanzierung bereits sicher” erscheinen nur bei Kaufinteressenten. Dadurch wird vermieden, dass Mietinteressenten mit Fragen konfrontiert werden, die für ihr Vorhaben keine Rolle spielen.

Vollständigkeitsanzeige nur für den Mietinteressenten

Das Profil zeigt dem Mietinteressenten einen Vollständigkeits-Score (z. B. “73 % vollständig") als Orientierungshilfe für den eigenen Ausfüllungsgrad. Dieser Score ist ausschließlich für den Mietinteressenten selbst sichtbar und wird nicht an den Vermieter übermittelt. Er dient als persönliche Orientierung, nicht als Bewertungskriterium im Vermietungsprozess. Der Vermieter erhält keine Information darüber, wie vollständig ein Profil ausgefüllt ist.

Strukturierte Daten statt E-Mail-Chaos

Vermieter erhalten über die Plattform eine übersichtliche, strukturierte Darstellung der eingehenden Bewerbungen. Statt dutzende E-Mails mit ungeordneten Anhängen zu sichten, sehen sie die relevanten Profilinformationen in einheitlichem Format, sofern der Bewerber diese freigegeben hat.

Die Kommunikation zwischen Vermieter und Mietinteressent erfolgt über die integrierte Nachrichtenverwaltung von ohne-makler. Der Vermieter kann Bewerber zu Besichtigungsterminen einladen und den gesamten Vermietungsprozess über die Plattform abwickeln.

Datenschutzrechtliche Einordnung

Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der ohne-makler Bewerbermappe stützt sich auf folgende Rechtsgrundlagen:

Für die Profilerstellung durch den Mietinteressenten: Die Anlage und Pflege des Bewerberprofils erfolgt auf Initiative und im Interesse des Mietinteressenten selbst. Er entscheidet eigenständig, welche Daten er hinterlegt. Die Verarbeitung dient der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Anfrage der betroffenen Person (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO).

Für die Übermittlung an Vermieter: Die Weitergabe von Profildaten an Vermieter erfolgt ausschließlich auf aktive Freigabe durch den Mietinteressenten. Die Freigabe von Dokumenten in Stufe 3 erfolgt auf explizite Anforderung des Vermieters, der der Mietinteressent einzeln und individuell zustimmen muss.

Für die Verarbeitung durch den Vermieter: Der Vermieter verarbeitet die empfangenen Daten auf Grundlage seines berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO), je nach Phase des Vermietungsprozesses.

Umsetzung des Grundsatzes der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO)

Das System setzt den Grundsatz der Datenminimierung auf mehreren Ebenen um:

• Keine Pflichtfelder: Mietinteressenten können das Profil so ausführlich oder so knapp ausfüllen, wie sie möchten. Ein leeres Profil ist ebenso möglich wie ein vollständig ausgefülltes.
• Kontextabhängige Felder: Je nach Vorhaben (Miete oder Kauf) werden nur die jeweils relevanten Felder angezeigt. Mietinteressenten sehen keine kaufspezifischen Felder und umgekehrt.
• Zeitliche Trennung: Dokumente werden erst in Phase C des Vermietungsprozesses (nach der Vermieter-Entscheidung für einen Bewerber) zugänglich gemacht, in Übereinstimmung mit der DSK-Orientierungshilfe.
• Selektive Freigabe: Mietinteressenten können für jede Kontaktanfrage individuell entscheiden, ob und welche Daten sie freigeben.
• Kein Zugriff auf Originaldokumente vor der Besichtigung: In Stufe 2 sieht der Vermieter lediglich die Profilinformationen in strukturierter Form, nicht aber die hochgeladenen Originaldokumente. Der Vermerk “Dokument bereitgestellt” oder “Dokument auf Anfrage” signalisiert nur die Verfügbarkeit. Hat der Mietinteressent lediglich angegeben, dass ein Dokument vorliegt, ohne es hochzuladen, ist das Dokument zu diesem Zeitpunkt nicht einmal auf den Servern von ohne-makler vorhanden.

Löschung und Zugriffsentzug (Art. 17 DSGVO)

Das System implementiert die Löschvorgaben der DSGVO und der DSK-Orientierungshilfe:

• Automatischer Zugriffsentzug bei Absage: Erteilt der Vermieter eine Absage oder wird die Wohnung an einen anderen Bewerber vergeben, wird der Zugriff des Vermieters auf alle freigegebenen Daten und Dokumente automatisch entzogen. Aktuell in Planung.
• Widerruf durch den Mietinteressenten: Die Freigabe kann jederzeit eigenständig durch den Mietinteressenten widerrufen werden.
• Automatische Löschung: Profildaten werden nach einem definierten Zeitraum automatisch gelöscht, sofern der Suchende sein Profil nicht aktiv fortführt. Dies steht im Einklang mit der DSK-Vorgabe, dass Daten von Mietinteressenten, mit denen kein Vertrag abgeschlossen wird, spätestens sechs Monate nach Abschluss des Vermietungsprozesses zu löschen sind.
• Speicherung auf Servern von ohne-makler: Wenn der Mietinteressent sich entscheidet, Dokumente hochzuladen, werden diese auf den Servern von ohne-makler gespeichert. Dies gewährleistet, dass die Lösch- und Zugriffsentzugsmechanismen technisch durchsetzbar sind. Das ist ein entscheidender Vorteil gegenüber dem Versand per E-Mail, bei dem Dokumente unkontrolliert auf fremden Systemen verbleiben. Nutzt der Mietinteressent stattdessen nur die “Liegt vor"-Funktion, werden keine Dokumente übertragen, und ohne-makler speichert lediglich die Information, dass das Dokument bei Bedarf vorgelegt werden kann.

Datenschutz durch Technikgestaltung (Art. 25 DSGVO)

Das System ist ein Beispiel für die in Art. 25 DSGVO geforderte Umsetzung von Datenschutz durch Technikgestaltung und durch datenschutzfreundliche Voreinstellungen (Data Protection by Design and by Default):

• Privacy by Default: Die Standardeinstellung ist die geringste Freigabestufe. Mietinteressenten müssen aktiv entscheiden, mehr Daten freizugeben.
• Privacy by Design: Die technische Architektur erzwingt die stufenweise Freigabe. Ein Vermieter kann technisch nicht auf Dokumente zugreifen, die für ihn nicht freigegeben wurden.
• Keine unkontrollierte Datenweitergabe: Anders als beim E-Mail-Versand behalten Mietinteressenten jederzeit die Kontrolle darüber, wer Zugriff auf ihre Daten hat, und können diesen Zugriff aktiv entziehen.
• Kein externer Scoring-Druck: Der Vollständigkeits-Score des Profils ist nur für den Mietinteressenten selbst sichtbar und wird nicht an Vermieter weitergegeben. Dadurch entsteht kein externer Druck, das Profil möglichst vollständig auszufüllen.

Verfügbare Profilfelder im Überblick

Die Bewerbermappe ist in mehrere Bereiche gegliedert. Sämtliche Felder (außer Name und Vorname zur Identifikation) sind freiwillig. Sensible Ja/Nein-Felder bieten stets die dritte Option “Keine Angabe”. Das Profil passt seine Felder an das Vorhaben an: Bei reiner Wohnungssuche zur Miete entfallen kaufspezifische Felder wie Eigenkapital oder Finanzierungsstatus.

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Hinweis zu den Feldern Beschäftigt seit, Probezeit und Befristet:

Die DSK-Orientierungshilfe stuft die Frage nach der Dauer der Beschäftigung als nicht erforderlich ein und sieht als zulässige Fragen ausschließlich Beruf und Arbeitgeber vor. Die Felder “Probezeit” und “Befristet” gehen über diesen Rahmen hinaus.

ohne-makler bietet diese Felder bewusst als rein freiwillige Angabe an. Der Mietinteressent wird ausdrücklich nicht zur Beantwortung aufgefordert, und bei den Feldern “Probezeit” und “Befristet” steht die Option “Keine Angabe” als Voreinstellung zur Verfügung. Es wird keine Erwartungshaltung gegenüber dem Mietinteressenten erzeugt: Das Profil wird unabhängig vom Ausfüllungsgrad gleichwertig weitergeleitet, und der Vollständigkeits-Score ist nur für den Mietinteressenten selbst sichtbar.

Der Hintergrund für das Vorhandensein dieser Felder ist ein pragmatischer: In der Praxis stellen Vermieter diese Fragen regelmäßig per E-Mail oder im persönlichen Gespräch. Die Antworten landen dann unkontrolliert und dauerhaft in E-Mail-Postfächern oder handschriftlichen Notizen. Durch die Einbettung in das ohne-makler-System unterliegen auch diese Angaben den Lösch- und Zugriffsentzugsmechanismen der Plattform. Sagt der Vermieter ab oder wird die Wohnung anderweitig vergeben, verliert er den Zugriff auf alle Daten, auch auf diese Felder. Beim klassischen E-Mail-Versand wäre das nicht der Fall.

Hinweis zum Feld Geburtsjahr:

Das Geburtsjahr ist in der DSK-Orientierungshilfe nicht als zulässige Frage aufgeführt. ohne-makler bietet dieses Feld als freiwillige Angabe im Rahmen der persönlichen Vorstellung an. Der Mietinteressent entscheidet selbst, ob er sein Geburtsjahr angeben möchte. Die Angabe hat keinen Einfluss darauf, ob oder wie eine Kontaktanfrage an den Vermieter weitergeleitet wird. Auch hier gilt: Viele Mietinteressenten geben ihr Alter in der Praxis ohnehin in ihrer Bewerbungsmail an. Im System von ohne-makler unterliegt diese Angabe den regulären Lösch- und Zugriffsmechanismen, statt dauerhaft in einem E-Mail-Postfach gespeichert zu bleiben.

Hinweis zur Mietschuldenfreiheitsbescheinigung:

Der BGH hat entschieden (Urteil v. 30.09.2009, Az.: VIII ZR 238/08), dass der Vorvermieter nicht verpflichtet ist, eine Mietschuldenfreiheitsbescheinigung auszustellen. Folglich kann eine solche Bescheinigung vom Mietinteressenten bei der Neuanmietung auch nicht verlangt werden. ohne-makler bietet den Upload als rein freiwillige Option an. Es handelt sich um ein Angebot an den Mietinteressenten, nicht um eine Anforderung: Er kann angeben, dass er im Besitz des Dokuments ist und es bei Verlangen zur Verfügung stellen kann, ohne es sofort hochzuladen. Auch hier profitiert der Mietinteressent davon, dass das Dokument im geschützten System verbleibt und nicht per E-Mail versendet werden muss.

Hinweis zum Feld Haftpflichtversicherung:

Das Vorhandensein einer Haftpflichtversicherung ist in der DSK-Orientierungshilfe nicht als zulässige Frage aufgeführt und hat keinen direkten Bezug zur Bonität des Mietinteressenten. In der Vermietungspraxis erkundigen sich Vermieter dennoch regelmäßig danach, da eine Haftpflichtversicherung des Mieters im Schadensfall auch für den Vermieter relevant sein kann. ohne-makler bietet dieses Feld als rein freiwillige Angabe mit der Option “Keine Angabe” als Voreinstellung an. Es wird keine Erwartungshaltung erzeugt, und die Angabe hat keinen Einfluss auf die Weiterleitung der Kontaktanfrage.

Vorteile für Vermieter

• Strukturierte Übersicht über alle Bewerbungen statt ungeordneter E-Mail-Flut
• Datenschutzkonforme Abwicklung des gesamten Vermietungsprozesses über eine zentrale Plattform
• Keine eigene Datenhaltung sensibler Bewerberdokumente auf privaten Rechnern oder in E-Mail-Postfächern
• Automatische Löschung bei Absage, kein Risiko durch vergessene Bewerbungsunterlagen
• Zeitersparnis durch einheitliches Datenformat und integrierte Kommunikation

Vorteile für Mietinteressenten

• Volle Kontrolle über die eigenen Daten zu jedem Zeitpunkt
• Kein Zwang zur Preisgabe sensibler Informationen, alle Felder (außer Name) sind freiwillig und das Profil muss nicht ausgefüllt werden
• Keine unkontrollierte Verteilung persönlicher Dokumente per E-Mail an fremde Vermieter
• Tri-State-Mechanismus ermöglicht ehrliche Antworten ohne Benachteiligung, “Keine Angabe” ist stets möglich
• Widerruf jederzeit möglich, die Freigabe von Daten und Dokumenten kann eigenständig zurückgezogen werden
• Automatischer Zugriffsentzug nach Absage oder erfolgreicher Vermietung an eine andere Person
• Wiederverwendbarkeit, das Profil kann für mehrere Bewerbungen genutzt werden, ohne jedes Mal Dokumente neu zusammenstellen und versenden zu müssen
• Kein Scoring gegenüber dem Vermieter, der Vollständigkeits-Score dient nur der eigenen Orientierung

Rechtsgrundlagen und Quellen:

• Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO)
• DSK-Orientierungshilfe zur Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten, Version 2.0 (Januar 2026)
• Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit: Einholung von Selbstauskünften bei Mietinteressenten
• ULD Schleswig-Holstein: Tätigkeitsbericht 43, Kapitel 2
• Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG)
• Bürgerliches Gesetzbuch (BGB)
• Wohnraumförderungsgesetz (WoFG)

Stand dieses Dokuments: März 2026